Obtener el consentimiento del usuario al solicitar datos personales

El consentimiento deberá darse mediante una acción afirmativa clara que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca del interesado y deberá otorgarse para todas las actividades de tratamiento realizadas. Cuando el tratamiento tenga varias finalidades, el consentimiento deberá darse para cada una de ellas. Si debe darse a raíz de una solicitud por medios electrónicos, esta deberá ser clara, concisa y no perturbar innecesariamente el uso del servicio para el que se presta.

Este consentimiento expreso puede trasladarse a un formulario web mediante la implementación de unas casillas de verificación que estén desmarcadas por defecto; esto es vital para poder demostrar esta voluntad por parte de la persona de tratar sus datos personales.

Las casillas premarcadas, el silencio y la inacción del interesado no constituyen un tratamiento lícito de datos, por lo que estas fórmulas no deben utilizarse.

Hemos hablado en el apartado anterior de fines específicos, es decir, cuando alguien proporciona sus datos, se deben detallar de manera clara, inequívoca y transparente cuáles serán las condiciones de tratamiento de los datos.

Dado que es un consentimiento expreso vinculado a una finalidad específica, es necesario demostrar que se ha recogido siguiendo estos preceptos y la carga probatoria recae sobre la organización que recibe y trata estos datos.

Un ejemplo de cómo poder demostrar que nos han autorizado es que cada alta genere un email de respuesta automática con los datos de la persona solicitada, su IP, acepto, fecha, hora exacta y navegador que utilizó. Este email se debe guardar como justificante en caso de conflicto con el usuario.

Primera capa de información básica

Con los requisitos y principios introducidos por el RGPD respecto a la obligación de informar, la simple remisión a la política de privacidad desde los formularios web ya no es suficiente para cumplir con estas obligaciones.

Las Autoridades de Protección de Datos de la Unión Europea recomiendan utilizar un modelo de información por capas, presentando una primera capa con información básica sobre protección de datos y remitiendo desde ésta, más sencilla e inmediata, a una segunda capa con la información restante.

En la Guía para el Cumplimiento del Deber de Informar, de la AEPD, establece que esta primera capa informativa debe cumplir los siguientes requisitos:

La información se pondrá a disposición de los interesados en el momento en que se soliciten los datos, previamente a la recogida o registro.

– Esta obligación deberá cumplirse sin necesidad de requerimiento alguno, y el responsable deberá poder acreditar posteriormente que la obligación de informar se ha satisfecho.

– Debe estar claramente identificada con un título tal como “Información básica sobre protección de datos”.

– El responsable del tratamiento deberá asegurarse de que esta información permanezca “dentro del campo de visión” del interesado.

– Los interesados deben recibir una copia en la que se incluya esta información básica. La LOPDGDD en su artículo 72 tipifica como INFRACCIÓN MUY GRAVE la omisión del deber de informar al afectado sobre el tratamiento de sus datos personales conforme a lo dispuesto en los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).